Preparando Equipos para A3 y 8D: Guía del Facilitador

Las metodologías A3 y 8D son marcos estructurados y potentes diseñados para guiar a los equipos hacia soluciones sistemáticas y sostenibles a problemas en el lugar de trabajo. Ambas tienen fundamentos teóricos en el Ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Act – y buscan identificar y abordar la causa raíz de un problema.

Aunque las metodologías son populares, su éxito depende de que las personas y los equipos puedan aplicar efectivamente las habilidades requeridas, como identificar problemas, realizar análisis de causa raíz, diseñar acciones correctivas y hacer seguimiento de los resultados.

Al centrarse en desarrollar estas habilidades, los facilitadores pueden proporcionar a los participantes las herramientas necesarias para implementar A3 y 8D con éxito en el lugar de trabajo.

En este blog exploraremos cómo los facilitadores pueden enseñar estas habilidades de forma experiencial para lograr un aprendizaje duradero. Cubriremos:

• Una introducción a A3 y sus beneficios

• El proceso A3 paso a paso

• Una introducción a 8D y sus beneficios

• El proceso 8D paso a paso

• Habilidades para el éxito en A3 y 8D

Qué es A3
A3 Thinking es un marco de resolución de problemas lean desarrollado por Toyota como parte del Sistema de Producción Toyota (TPS), una filosofía de manufactura y sistema de gestión diseñado para enfatizar eficiencia y calidad. La metodología define y analiza problemas enfocándose en las causas raíz.

El nombre A3 Thinking hace referencia al tamaño de papel A3: la metodología busca documentar el proceso de resolución de problemas en un solo lado del papel A3, condensando problemas complejos en informes concisos y facilitando que las personas se concentren en detalles claros.

Un elemento central de A3 Thinking es la creación de una declaración del problema, que proporciona una definición clara del problema, su impacto y el contexto en que ocurre. Esto asegura que todos los involucrados tengan una comprensión compartida del problema y sus implicaciones.

Beneficios de A3
Para los facilitadores, realizar talleres basados en A3 ofrece la oportunidad de ayudar a los equipos a desarrollar habilidades valiosas de resolución de problemas que podrán aplicar en el trabajo. Comprender los beneficios de A3 para las organizaciones ayuda a contextualizar las habilidades para los participantes.

• Comunicación mejorada: la resolución de problemas concisa y visual fomenta la comunicación efectiva y construye entendimiento entre individuos y equipos.

• Soluciones basadas en datos: enfocarse en causas raíz y monitorear resultados conduce a mejoras sostenibles.

• Mejor colaboración: los equipos trabajan de manera más efectiva cuando existe un entendimiento compartido de los desafíos.

El Proceso A3 Paso a Paso
La configuración exacta de la página A3 variará según la complejidad del problema, los requerimientos de quienes lo solucionan y la organización. Pero se espera encontrar una descripción de la situación actual, un análisis de causa raíz, contramedidas propuestas y planes de implementación.

Un modelo popular es el Modelo de Siete Etapas, que presentamos a continuación con referencia al marco PDCA, incluyendo oportunidades de aprendizaje en cada paso para entender la amplitud de habilidades relevantes.

1. Antecedentes (Plan)
   Se presenta el caso de negocio para resolver un problema específico, incluyendo información sobre su impacto en operaciones y desempeño.
   Oportunidades de aprendizaje: identificación y priorización de problemas, vinculación de problemas con objetivos organizacionales, comunicación concisa

2. Declaración del Problema (Plan)
   Se crea una declaración de problema detallada y cuantitativa, definiendo aspectos como dónde ocurrió, el marco temporal, impactos específicos, etc.
   Oportunidades de aprendizaje: creación de declaraciones claras de problemas, construcción de entendimiento compartido, pensamiento crítico

3. Objetivo o Meta (Plan)
   Se define cuantitativamente el resultado deseado para orientar el proceso de resolución: se establecen objetivos medibles relacionados con desempeño y tiempos, vinculados a metas organizacionales.
   Oportunidades de aprendizaje: uso de marcos de establecimiento de metas, fijación de objetivos realistas

4. Análisis de Causa Raíz (Plan)
   Un elemento clave de A3 Thinking es resolver el problema subyacente en lugar de los síntomas, por lo que el análisis de causa raíz es significativo.
   Oportunidades de aprendizaje: análisis de causa raíz, habilidades generales de resolución de problemas, análisis profundo

5. Contramedidas (Do)
   Se desarrollan soluciones para cada causa raíz identificada, asegurando que el efecto combinado resuelva el problema general. Se realiza seguimiento de su correcta implementación.
   Oportunidades de aprendizaje: diseño y evaluación de soluciones, pensamiento creativo, construcción de responsabilidad

6. Confirmación del Efecto (Check)
   Se evalúan los resultados de cada contramedida frente a las metas establecidas en el paso 3. Se recolectan y analizan datos para confirmar resultados y evitar efectos negativos.
   Oportunidades de aprendizaje: recolección y análisis de datos, reflexión sobre impacto, vinculación de resultados a objetivos

7. Acciones de Seguimiento (Act)
   Las medidas exitosas pueden estandarizarse y adoptarse como procesos regulares para prevenir la recurrencia y asegurar que los aprendizajes no se pierdan.
   Oportunidades de aprendizaje: estandarización de procesos, mejora continua, documentación de aprendizajes

Qué es 8D
La metodología de resolución de problemas 8D fue desarrollada por Ford para eliminar problemas recurrentes en sus procesos. Comparte muchas similitudes con A3, pero enfatiza la identificación de causas raíz, la implementación de acciones correctivas duraderas y la prevención de recurrencias.

El nombre 8D se refiere a las ocho disciplinas (o pasos) que guían a los equipos a través del proceso. Originalmente enfocada en la industria automotriz, se ha adaptado a múltiples sectores. 8D enfatiza colaboración, análisis detallado y soluciones basadas en datos.

Beneficios de 8D
Para los facilitadores, introducir 8D permite demostrar cómo la resolución sistemática de problemas genera resultados reales. Los beneficios incluyen:

• Resolución completa: el proceso estructurado asegura que se aborden las causas raíz, ofreciendo soluciones sostenibles.

• Colaboración profunda: fomenta comunicación y compartición de experiencia entre departamentos.

• Mejora sostenible: la actualización de procesos previene recurrencias y mejora la eficiencia a largo plazo.

Proceso 8D Paso a Paso
Se observa que hay 9 pasos: originalmente eran 8, pero se añadió un noveno.

D0: Preparación
Se define el alcance y los prerrequisitos para enfocar los siguientes pasos.
Oportunidades de aprendizaje: delimitación de problemas, discusión de objetivos

D1: Formar un Equipo
Se conforma un equipo con conocimientos sobre el producto o servicio implicado. Idealmente, con perspectivas y habilidades diversas.
Oportunidades de aprendizaje: construcción de confianza, aprovechamiento de diversidad, comunicación efectiva

D2: Definir el Problema
Se crea una declaración clara y cuantificable para asegurar entendimiento compartido, usando el modelo 5W2H: quién, qué, dónde, cuándo, por qué, cómo y cuántos.
Oportunidades de aprendizaje: creación de declaraciones de problema, entendimiento compartido

D3: Desarrollar Plan de Contención
Se implementan medidas temporales para prevenir que el problema empeore mientras se desarrolla una solución permanente.
Oportunidades de aprendizaje: evaluación de riesgos, priorización de acciones

D4: Identificar Causas Raíz
Se realiza análisis de causa raíz para identificar factores contribuyentes y por qué no se detectó antes.
Oportunidades de aprendizaje: análisis de causa raíz, comparación de enfoques

D5: Desarrollar Acciones Correctivas Permanentes
Se diseñan acciones para resolver cada causa raíz, evaluando factibilidad, impacto y capacidad de resolución.
Oportunidades de aprendizaje: evaluación de acciones, pensamiento creativo para soluciones

D6: Implementar y Validar Acciones Correctivas
Se ejecutan y monitorizan las acciones correctivas. Se recopilan datos para confirmar resolución y ausencia de nuevos problemas.
Oportunidades de aprendizaje: recolección y monitoreo de datos, presentación de hallazgos

D7: Prevenir Recurrencias
Se modifican procesos y sistemas para minimizar riesgos futuros. Incluye formación, actualización de documentación y estandarización.
Oportunidades de aprendizaje: estandarización de procesos, documentación de aprendizajes

D8: Reconocer y Celebrar Éxitos
Se reconoce el esfuerzo del equipo y se documentan lecciones aprendidas para mejorar procesos futuros.
Oportunidades de aprendizaje: reflexión, documentación y compartición de éxitos

Aprendizaje Experiencial para el Éxito en A3 y 8D
Como facilitador, tu rol es ayudar a los participantes a desarrollar habilidades para usar A3 y 8D efectivamente, y los métodos experienciales son ideales. Algunas sugerencias:

• Roleplay: permitir que los equipos discutan declaraciones de problemas y cómo mejorarlas.

• Escenarios hipotéticos: usar el marco 5W2H para desarrollar declaraciones de problemas en situaciones imaginarias.

• Diagrama de Ishikawa: realizar análisis de causa raíz en problemas predefinidos.

• Estudios de caso: usar ejemplos reales para pensar cómo abordar problemas en el trabajo.

• Lluvia de ideas: tras el análisis de causa raíz, generar y evaluar soluciones potenciales.

• Reflexión: dedicar tiempo a discutir qué funcionó y qué no.

O ponte en contacto para discutir cómo facilitar talleres A3 o 8D poderosos en tu organización.

En conclusión
A3 y 8D pueden aportar un valor real a las organizaciones cuando se usan correctamente, proporcionando soluciones duraderas que abordan causas y síntomas. También son útiles para facilitadores que buscan explorar resolución de problemas y habilidades relacionadas, orientando talleres y contextualizando el aprendizaje.

Al enfocarse en métodos experienciales, los facilitadores pueden dar vida a los marcos A3 y 8D mientras ayudan a los participantes a practicar y perfeccionar habilidades valiosas para el lugar de trabajo. Ya sea para mejorar la resolución de problemas, impulsar soluciones sostenibles u otro objetivo, los talleres basados en A3 y 8D pueden generar un impacto duradero.

Para discutir resolución de problemas experiencial, ponte en contacto con nuestro equipo hoy o explora nuestros kits de aprendizaje experiencial diseñados profesionalmente.

Participantes en un taller práctico de A3 o 8D, colaborando para resolver problemas del mundo real.