Planificación: ¿la clave para una facilitación eficaz o una receta para el desastre?
La lección de las 5 P’s —Poor Planning Provides Poor Performance (una mala planificación genera un mal rendimiento)— suele escucharse con frecuencia en las salas de formación. No es de extrañar que la importancia de una planificación efectiva cobre protagonismo, pero como facilitadores del aprendizaje, ¿también deberíamos diseñar y seguir planes estrictos?
En otra parte de mi blog he enfatizado que los facilitadores deben comprender tanto los objetivos individuales como los de grupo, y que su papel, como catalizadores del aprendizaje, es responder y satisfacer las necesidades emergentes del grupo.
La palabra clave aquí es “emergentes”. Un facilitador no puede predecir ni conocer con exactitud qué será apropiado que aprenda cada persona antes de conocerla. Claro que puedes anticipar que un taller sobre habilidades de equipo abarcará aspectos de la comunicación, pero no sabrás qué aspectos serán más relevantes ni por qué algunas personas pueden comunicarse eficaz o ineficazmente. Facilitar el aprendizaje experiencial es, por definición, una travesía hacia lo desconocido.
Entonces, ¿qué lugar ocupa la planificación?
La respuesta es que, como facilitador, debes estar preparado mental y prácticamente para todas las situaciones, probables e improbables. Antes de intervenir, debes entender y tener muy claro por qué necesitas hacerlo. Primero, debes conocer y sentirte cómodo con la visión global: los objetivos del gerente de línea y cualquier restricción organizativa.
Esta preparación es crítica, pues crea un marco de referencia al que podrás volver mientras facilitas. Debes seguir preguntándote: “¿Esto nos está ayudando a alcanzar nuestro objetivo?”
Preparar el contenido de un taller es algo totalmente distinto. Tu papel será facilitar el aprendizaje de individuos y grupos, lo que significa que tendrás que identificar de forma continua sus necesidades de aprendizaje y encontrar maneras de satisfacerlas.
Desde el momento en que los participantes comiencen la primera actividad, deberías recopilar datos con la mente abierta y usarlos para decidir qué harás y cómo reaccionarás. Por definición, no puedes planificar los detalles exactos de un taller, pero sí puedes prepararte para un rango de situaciones probables y también estar mentalmente listo para manejar lo totalmente inesperado.
No planifiques, prepárate
La planificación detallada en el aprendizaje experiencial es totalmente inapropiada, ¡pero la preparación exhaustiva es esencial!
Dos ejemplos personales pueden resultar interesantes:
Mientras conversaba con un grupo durante un café, al inicio de un taller de desarrollo de equipo de tres días, quedó claro que el grupo era tan disfuncional que tuve que sustituir mi primera actividad planeada por una que ni siquiera había considerado… ¡y como consecuencia, todo cambió!
Había decidido usar una actividad de 10 minutos para iniciar un taller de dos días con un equipo de alto nivel. La actividad tocó tantas fibras sensibles que la revisión de aprendizaje ocupó toda la mañana.
En ambos casos, los resultados y la retroalimentación fueron excelentes y, además, ¡fueron mucho más interesantes y divertidos de facilitar de lo que había esperado!
Grupo de facilitadores certificados sosteniendo orgullosamente sus diplomas del programa MTa Masterclass.